A conformidade com todas as normas e legislações que regem as serventias extrajudiciais em Santa Catarina é essencial para garantir segurança jurídica, eficiência operacional e manter a confiança da sociedade nos serviços prestados. Nos últimos 12 meses, mais de 25 novas legislações e normativas impactaram diretamente o funcionamento dos cartórios no estado. Esse número reflete a constante atualização do setor, o que demanda uma atenção rigorosa dos oficiais e suas equipes para acompanhar e implementar as mudanças necessárias.

Atenção aos Detalhes

As serventias precisam estar atentas a uma série de normas que cobrem desde questões relacionadas à prestação de contas até a aplicação de legislações específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e novas diretrizes sobre cobrança de emolumentos e registro eletrônico. Entre os pontos críticos que exigem maior cuidado estão:

1. Correições e Inspeções Regulares: A Corregedoria do estado realiza correições periódicas que analisam minuciosamente os procedimentos internos das serventias. O não cumprimento das normas pode gerar multas e até intervenções administrativas.
2. LGPD e Segurança da Informação: A proteção de dados pessoais está cada vez mais no radar das auditorias e correições. Serventias precisam garantir que suas práticas estão em conformidade com a LGPD, especialmente no armazenamento e compartilhamento de dados dos usuários.
3. Adequação a Normativas Locais: Cada comarca tem suas especificidades, e os cartórios precisam adaptar seus procedimentos de acordo com as diretrizes da Corregedoria local, o que pode gerar variações no cumprimento das normativas.
4. Capacitação Contínua da Equipe: Com a alta rotatividade de normas, manter a equipe atualizada é crucial. A falta de treinamento pode resultar em falhas no cumprimento das exigências legais.

A Solução Ideal: O Audit, a auditoria independente da Officer Soft

Diante de tantas responsabilidades e mudanças constantes, o Audit da Officer Soft tem se destacado como uma solução essencial para as serventias. Lançado oficialmente em 2021, após uma fase inicial de testes, o Audit foi estruturado por especialistas da esfera extrajudicial, que elaboraram uma auditoria abrangente, capaz de aferir mais de 600 itens em uma serventia.

Neste ano, o Audit foi o produto mais vendido da Officer Soft, consolidando-se como uma ferramenta indispensável para garantir a conformidade com as normativas. A seguir, entenda quatro motivos pelos quais os oficiais de Santa Catarina estão adotando o Audit:

1. Análise de Quesitos por Especialidade: O Audit oferece uma abordagem segmentada, avaliando os principais itens de cada especialidade, além de cobrir as Normas Gerais. Isso facilita a preparação das serventias para correições e inspeções.
2. Atualização Constante das Normas: Além de realizar a auditoria, o Audit reserva momentos para discutir e atualizar a equipe sobre as normativas mais recentes, garantindo que todos estejam cientes das mudanças. Em alguns casos, a LGPD é abordada de forma prática.
3. Correção de Inconsistências: Não basta identificar os erros, é fundamental corrigi-los. Durante o processo de auditoria, os especialistas do Audit orientam sobre como resolver as inconformidades, assegurando que a serventia siga corretamente todas as diretrizes.
4. Satisfação Total: A prova da eficiência do Audit está nos resultados: 100% dos clientes consultados afirmaram que recomendariam o serviço a outras serventias. 

Com o Audit, sua serventia estará sempre em compliance, permitindo que você e sua equipe foquem em outras demandas essenciais do dia a dia. Deixe que a auditoria independente da Officer Soft cuide da conformidade, enquanto você garante a excelência dos serviços notariais e de registro.

Garantir a conformidade nunca foi tão simples e eficiente!