A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, trouxe uma nova realidade para a gestão de informações pessoais em diversas instituições, incluindo os cartórios. Como entidades que lidam diariamente com uma grande quantidade de dados sensíveis e documentos oficiais, as serventias extrajudiciais devem estar totalmente alinhadas às exigências da LGPD para garantir a segurança das informações e evitar penalidades.
Neste artigo, vamos abordar os principais itens da LGPD e como os cartórios devem se adequar para cumprir a legislação.
A LGPD foi criada para regulamentar a coleta, o armazenamento, o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais, garantindo mais segurança e transparência para os cidadãos. Seu principal objetivo é proteger os direitos fundamentais de privacidade e liberdade dos indivíduos, estabelecendo regras para empresas e órgãos que utilizam informações pessoais em suas atividades.
Para entender como a LGPD impacta os cartórios, é essencial conhecer alguns conceitos-chave da lei:
Qualquer informação que possa identificar uma pessoa, como nome, CPF, RG, endereço, telefone, e-mail, entre outros.
São informações pessoais que exigem um nível de proteção maior, como:
Os cartórios lidam frequentemente com dados sensíveis, especialmente em registros civis, e precisam adotar medidas extras para proteger essas informações.
A LGPD define dois tipos de agentes que manipulam dados pessoais:
✅ Controlador – Define o que será feito com os dados e para qual finalidade.
✅ Operador – Realiza o tratamento dos dados conforme as instruções do controlador.
No caso dos cartórios, o tabelião ou registrador é o controlador dos dados, pois define a necessidade e a forma do tratamento dessas informações.
Qualquer ação relacionada ao uso dos dados pessoais, como coleta, armazenamento, consulta, compartilhamento ou eliminação.
A LGPD estabelece que os dados pessoais só podem ser tratados com base em uma justificativa legal. As principais bases que afetam os cartórios incluem:
📍 Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulamentar – Cartórios podem tratar dados pessoais para cumprir normas e procedimentos exigidos por lei.
📍 Execução de Políticas Públicas – No caso de registros que precisam ser enviados para órgãos públicos, como IBGE e Receita Federal.
📍 Proteção do Crédito – Aplicável aos serviços de protesto de títulos.
📍 Interesse Legítimo – Quando o tratamento dos dados for essencial para a execução dos serviços do cartório, respeitando sempre os direitos do titular.
📍 Consentimento – Embora essa base legal seja fundamental para empresas privadas, nos cartórios o consentimento nem sempre é exigido, pois o tratamento de dados é regulamentado por leis específicas do setor extrajudicial.
A LGPD garante que qualquer pessoa tem o direito de acessar e controlar seus dados pessoais. Entre os principais direitos, destacam-se:
✔️ Confirmação do Tratamento – O titular pode solicitar se seus dados estão sendo usados pelo cartório.
✔️ Acesso aos Dados – O cidadão pode pedir uma cópia dos seus dados armazenados.
✔️ Correção de Dados Incompletos ou Errados – O cartório deve corrigir informações equivocadas mediante solicitação do titular.
✔️ Anonimização ou Eliminação – Em casos específicos, os titulares podem pedir a exclusão de dados pessoais, mas essa regra não se aplica quando há obrigação legal de armazenamento.
A LGPD exige que os cartórios adotem medidas de segurança adequadas para evitar vazamentos e acessos indevidos aos dados pessoais. Algumas ações essenciais incluem:
🔒 Controle de Acesso – Apenas funcionários autorizados devem ter acesso a determinados dados.
🔒 Criptografia de Informações – Dados armazenados digitalmente devem ser protegidos com tecnologias de criptografia.
🔒 Backups Frequentes – Realizar cópias de segurança dos registros para evitar perda de dados.
🔒 Política de Segurança Interna – Criar protocolos para o uso e compartilhamento de informações dentro do cartório.
🔒 Treinamento da Equipe – Capacitar os colaboradores para que compreendam a importância da proteção de dados e saibam como lidar com as informações dos clientes.
Os cartórios que não seguirem as diretrizes da LGPD podem enfrentar sanções severas. As penalidades incluem:
❌ Advertência – Notificação para corrigir falhas na proteção de dados.
❌ Multas de até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
❌ Suspensão ou proibição do uso de dados pessoais – O que pode comprometer a operação do cartório.
Além das sanções administrativas, o descumprimento da LGPD pode gerar ações judiciais e danos à reputação da serventia.
Para garantir conformidade com a LGPD, os cartórios devem seguir um plano de adequação, que inclui:
📌 Nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO) – Pessoa responsável por supervisionar a aplicação da LGPD na serventia.
📌 Mapeamento dos Dados – Identificar quais informações são coletadas, como são armazenadas e quem tem acesso a elas.
📌 Revisão de Contratos e Documentos – Garantir que contratos e termos de uso estejam alinhados à LGPD.
📌 Implementação de Políticas de Segurança – Criar regras internas para proteger os dados pessoais dos usuários.
📌 Auditorias e Monitoramento Contínuo – Verificar regularmente se os processos do cartório estão em conformidade com a legislação.
A LGPD representa uma grande mudança para os cartórios, exigindo novos processos e maior atenção à segurança dos dados. No entanto, além de ser uma exigência legal, a adequação à LGPD também fortalece a confiança dos cidadãos no serviço extrajudicial, garantindo mais transparência e proteção às informações pessoais.
Ao seguir as diretrizes da LGPD e implementar boas práticas de segurança, os cartórios não apenas evitam penalidades, mas também oferecem um atendimento mais seguro, eficiente e confiável para a população.