O Livro de Protocolo é um instrumento fundamental na rotina dos cartórios, utilizado para o registro e controle de documentos e atos notariais. Com o objetivo de padronizar e melhorar a segurança e a organização desses registros, o Provimento de 13 de abril de 2024, especialmente nos artigos 429-A ao 429-H, estabelece diretrizes detalhadas sobre a manutenção, uso e gestão do Livro de Protocolo.
O Livro de Protocolo é o livro oficial onde são registrados, de forma sequencial e cronológica, todos os atos praticados pelos cartórios, especialmente em relação ao recebimento de documentos, escrituras, procurações, testamentos, e outros instrumentos. Ele é essencial para garantir a segurança jurídica e a transparência das operações cartorárias.
O Provimento estabelece que o Livro de Protocolo deve ser mantido de forma física ou digital, conforme a conveniência e a capacidade tecnológica do cartório. Independentemente da forma adotada, é imprescindível que o registro seja claro, preciso e seguro, garantindo a autenticidade e a inviolabilidade das informações.
A seguir, destacam-se as principais diretrizes dos artigos 429-A ao 429-H:
– Artigo 429-A: Determina que todos os cartórios devem manter um Livro de Protocolo atualizado, registrando todos os atos por ordem cronológica de recebimento. Esse registro deve incluir a data, a hora e o minuto de recebimento do documento, além de informações sobre o tipo de documento, partes envolvidas e o tipo de serviço solicitado.
– Artigo 429-B: Define que o Livro de Protocolo pode ser físico ou digital, mas deve estar devidamente autenticado pela autoridade competente. No caso de registros digitais, é necessário adotar sistemas de segurança que garantam a inviolabilidade, como certificação digital e mecanismos de auditoria.
– Artigo 429-C: Os registros no Livro de Protocolo não podem ser alterados. Em caso de erro, a correção deve ser feita por meio de lançamento suplementar, com a devida justificativa e autorização do oficial de registro, garantindo a transparência.
– Artigo 429-D: Estabelece que o Livro de Protocolo deve ser encadernado ao final de cada período de 12 meses, com o encerramento e abertura de um novo livro. Nos casos de uso de sistema digital, o fechamento deve seguir as orientações de arquivamento seguro.
– Artigo 429-E: No caso de perda, extravio ou destruição parcial ou total do Livro de Protocolo, o cartório deve comunicar imediatamente a Corregedoria local e adotar medidas de restauração com base em cópias de segurança, quando existentes.
– Artigo 429-F: O cartório é responsável por manter cópias de segurança dos livros digitais, devendo realizar backups periódicos e mantê-los em local seguro, com proteção contra acessos não autorizados, falhas técnicas e desastres naturais.
– Artigo 429-G: A utilização de sistemas eletrônicos deve ser auditável e permitir a verificação dos registros, alterações e acessos realizados. Devem ser garantidos o sigilo e a integridade dos dados, assim como o cumprimento das normas vigentes de proteção de dados.
– Artigo 429-H: Estabelece penalidades para cartórios que não cumprirem com as disposições normativas, podendo resultar em advertências, multas, ou até mesmo a suspensão das atividades, conforme a gravidade da infração e a decisão da Corregedoria.
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O cumprimento das normas estabelecidas pelo Provimento de 13 de abril de 2024 é essencial para garantir a segurança e a confiabilidade dos serviços prestados pelos cartórios. A adoção de boas práticas na manutenção do Livro de Protocolo reflete diretamente na eficiência e na transparência dos atos notariais, promovendo maior segurança jurídica para os usuários dos serviços cartorários.
A implementação adequada das normas sobre o Livro de Protocolo é crucial para o bom funcionamento dos cartórios. A observância das diretrizes previstas nos artigos 429-A ao 429-H garante que o Livro de Protocolo seja uma ferramenta eficaz para o controle e a segurança dos registros, fortalecendo a confiança dos cidadãos nos serviços notariais e de registro.
Se você é um profissional de cartório, é fundamental estar atento a essas normativas e assegurar que sua prática diária esteja de acordo com o Provimento. Isso não só protege o seu cartório, mas também melhora a qualidade dos serviços prestados à sociedade.