A crescente digitalização dos serviços notariais e de registro trouxe desafios e novas responsabilidades para os cartórios. O Provimento 74 do CNJ e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) são exemplos de regulamentações que vieram para garantir a segurança da informação e proteger os dados pessoais tratados pelas serventias.
Essas normas exigem que os cartórios adotem políticas de segurança robustas e processos tecnológicos que garantam a confidencialidade, integridade, autenticidade e disponibilidade dos dados. Neste artigo, vamos discutir como o Provimento 74 e a LGPD impactam diretamente a operação dos cartórios e como garantir a conformidade pode trazer benefícios duradouros.
Provimento 74: Segurança e Continuidade dos Serviços
O Provimento 74, de 31 de julho de 2018, estabelece padrões mínimos de tecnologia e segurança da informação que devem ser adotados pelos serviços notariais e de registro no Brasil. A ideia central é assegurar que os atos eletrônicos e os livros do cartório sejam preservados e recuperáveis em caso de falhas, garantindo a continuidade dos serviços. Entre as principais exigências estão:
– Backup diário e replicação de dados: Todos os atos eletrônicos e livros precisam ser armazenados com segurança e ter cópias de segurança (backups) realizadas, no mínimo, a cada 24 horas. Além disso, cópias incrementais devem ser feitas em intervalos regulares, garantindo que qualquer dado alterado esteja sempre protegido.
– Plano de continuidade de negócios: O cartório deve ter um plano que preveja ações em caso de desastres ou falhas no sistema, minimizando o impacto operacional e garantindo a rápida retomada das atividades.
– Segurança física e lógica: Os dados e sistemas do cartório precisam estar protegidos tanto de ameaças digitais, como invasões e sequestros de dados, quanto de falhas físicas, como danos aos servidores.
LGPD: Protegendo os Dados Pessoais
A LGPD (Lei 13.709/2018) veio para estabelecer regras sobre o tratamento de dados pessoais, impondo responsabilidades aos cartórios no que diz respeito à privacidade e segurança dos dados de seus usuários. Essa lei exige, entre outras coisas:
– Consentimento e finalidades claras: O cartório deve informar aos seus clientes como os dados serão utilizados e obter o consentimento para isso, sempre com finalidades bem definidas.
– Segurança no tratamento de dados: As informações devem ser protegidas contra acessos não autorizados, vazamentos, ou qualquer outra forma de processamento irregular.
– Responsabilidade e prestação de contas: O cartório deve ser capaz de demonstrar que adota medidas adequadas para proteger os dados pessoais, garantindo que seus processos estejam de acordo com as diretrizes da LGPD.
Por que a Conformidade é Crucial?
Estar em conformidade com o Provimento 74 e a LGPD é mais do que apenas uma obrigação legal. Trata-se de garantir a confiança dos clientes no serviço prestado, minimizando os riscos de perdas de dados, interrupções no atendimento e sanções legais. Um cartório que segue essas normas está assegurando a eficiência de suas operações e a proteção dos dados sensíveis de seus clientes.
A implementação de tecnologias, como servidores em nuvem e sistemas de segurança avançados, garante que o cartório esteja preparado para as demandas do futuro, com soluções escaláveis e seguras, como o Fortress, o servidor em nuvem completo que atende todas as exigências do Provimento 74 e da LGPD.
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